富士施樂辦公文件管理服務提升競爭力
文件管理對一個企業(yè)，到底意味著什么？
統(tǒng)計表明：有效的文件管理將有助于企業(yè)提高信息的利用率，加強知識的共享與管理，并能直接降低企業(yè)的整體運作成本。目前，眾多企業(yè)已意識到了文件管理的重要性，但是，企業(yè)對于文件管理過程中產生的費用成本該如何控制？現有的文件設備是否得到了充分的利用？文件設備管理又是否占用了過量的人力？這些問題則困擾著企業(yè)。
作為全球文件管理專家，富士施樂一貫積極倡導文件管理的重要性，并推出了卓有成效的XOS（Xerox Office Services）辦公文件管理服務，為企業(yè)解決上述問題、加強文件管理。我們用一個實際的事例來簡要了解一下富士施樂的XOS辦公文件管理服務。
N公司是一家全球性的通訊公司，其品牌手機在全球手機市場一直穩(wěn)居前列。該公司遍布世界幾十個國家的分支機構，都對文件處理有著海量的需求。富士施樂為全球諸多國家、地區(qū)的N公司提供統(tǒng)一標準化的服務。其中，富士施樂（中國）有限公司的全球服務部同樣為N中國公司提供“XOS辦公文件管理服務”，幫助他們通過科學、合理的方法，對辦公輸出設備進行評估、優(yōu)化和管理。
XOS辦公文件管理服務的目標是“重塑辦公室，為辦公室瘦身”。富士施樂首先對N公司的辦公環(huán)境和文件使用狀況進行考察，這包括工作效率的考察、空間密度的調研、工作量的調查、設備利用率和輸出設備管理流程的考察，以及文件使用需求量的調查，包括文件使用的緊急程度、每個員工的成本、信息安全以及使用特殊需求、彩色需求，還有整個的企業(yè)文化的考察，在考慮所有因素并進行分析研究之后，富士施樂為N公司定制了XOS服務解決方案。方案內容包括：把客戶原有的一些單一功能的設備更換成為一些多功能設備和一些網絡設備；保存一些單一功能的小型桌面設備；根據各部門的輸出需求，對該公司的所有設備重新洗牌，全面資產重組；優(yōu)化其中的管理流程。這樣下來，N公司的辦公輸出設備數量大大減少，而整個的時間、流程節(jié)約則高達40%。
同時，富士施樂為N公司建立了一套辦公室文件輸出設備固定資產管理評估體系，定期的為他們評估當前的文件輸出設備管理狀況，并提出更新、優(yōu)化以及資產再配置的方案。此外，需要說明的是，富士施樂為N公司提供的管理服務包括了對第三方設備（非富士施樂產品）服務供應商以及耗材供應的管理。
簡而言之，富士施樂和N公司簽署的是一個長期的、一站式的總體服務合同，幫助他們管理、維護各種品牌、不同類型的輸出設備，同時，不斷優(yōu)化他們的輸出設備管理流程，以此達到控制成本、提高工作效率和管理水平，并提升企業(yè)核心競爭力的目的。XOS服務為N公司帶來的收益是明顯的，通過這一優(yōu)質的一站式服務解決方案，N公司全球的文件輸出設備管理成本減少了20％～30％，整體辦公效率則提升了15％～30％。
總體來說，通過辦公文件管理服務，富士施樂可以進行以用戶需求為導向的輸出設備配置，為客戶提供個性化的需求服務，并以網絡形式進行高效的設備管理和預警，然后交付完善的統(tǒng)計報告，將每個月的數據匯總后，與客戶進行充分的溝通和探討、不斷地進行設備優(yōu)化配置和流程優(yōu)化管理。
N公司的高管表示，采用富士施樂XOS服務后，公司的管理能力得到了提高，辦公效率的提升也令服務質量有了改善，企業(yè)核心競爭力有所增強。這是企業(yè)所希望的結果，也是富士施樂XOS辦公文件管理服務希望幫助企業(yè)實現的目標。
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